Компанії та їх бізнес-моделі стають все складніше і різноманітніше - і якщо раніше основним завданням було автоматизувати бухгалтерський і фінансовий облік, то сьогодні без автоматизації бізнес-процесів ніяк не обійтися. Більшості організацій доводиться робити титанічні зусилля, щоб провести впровадження нової системи обліку максимально швидко і ефективно.
Засідання клубу CFO Сlub Ukraine на цей раз був присвячений темі «Автоматизація фінансових та управлінських процесів». Запрошений спікер – Олена Вольська, партнер-засновник консалтингової компанії EBS, дипломований бухгалтер вищої категорії (FССА).
Сьогодні типовий «пакет» автоматизації бізнесу – бухгалтерський облік, IFRS, фінансова та управлінська звітність, а також опціональне ПО – системи Business Intelligence, WMS, TMS, POS та ін. Левова частка (близько 80%) припадає на програмні рішення 1С (BAS ERP , УТ, УТП, Бухгалтерія 2.0), Microsoft (MS Dynamics AX, SAP Business One, SAP HANA One), а також Clobbi і А5. На думку Олени Вольської, автоматизація повинна бути комплексною, навіть якщо підприємство має нескладні процеси. Часткова автоматизація в майбутньому обернеться недоотриманої прибутком: без єдиної системи обліку всієї діяльності підприємства ви не зможете скоротити операційні витрати.
Другий важливий момент – правильний вибір програмного забезпечення і розуміння, як можна розширити його функціонал. Ціна перестає бути вирішальним фактором: наприклад, впровадження 1С BAS ERP вже не поступається за вартістю SAP Business One. Тому вибір рішення повинен грунтуватися на цілях і завданнях, які ставить компанія на всіх рівнях – від акціонера і топ-менеджерів до бухгалтерії і всіх підрозділів бізнесу. На підставі цих даних визначається функціонал, яким повинен володіти програмний продукт, і продумуються можливості, як оптимально його розширити під запити бізнесу. На цьому етапі багато роблять помилку і намагаються «ламати» систему під себе замість того, щоб автоматизувати процеси, які в ній уже закладені.
Досить часто приймають рішення топ-менеджери до кінця не усвідомлюють всю складність впровадження, його тимчасові рамки і бюджет – і в результаті робота зупиняється на півдорозі. Такі проекти не робляться за 3 місяці: автоматизація діяльності компанії середнього розміру може затягнутися на півтора року, великого – до 3 років. На цей період основні бізнес-процеси бажано «заморозити» і не вносити в них істотних змін. Також потрібно розуміти, що бюджет проекту включає вартість не тільки залучених, але і власних ресурсів – тимчасових витрат співробітників на проект (в процес змін будуть залучатися управлінський і операційний персонал, бухгалтерія – а це відрив від основної діяльності, який призведе до гальмування роботи компанії) і інвестицій на зміну IT-інфраструктури.
